Elektronische Rechnungen müssen archiviert werden

fotolia©momiusSeit 2011 dürfen Rechnungen laut Steuervereinfachungsgesetz auch auf elektronischem Weg verschickt werden. Das soll vieles vereinfachen und spart vor allen Dingen dem Versender Kosten. Was in diesem Zusammenhang bei vielen bisher nicht durchgedrungen ist, ist, dass für den Rechnungsempfänger damit die Pflicht zur Archivierung besteht. Elektronische Rechnungen und E-Mails mit Rechnungsanhang müssen also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung rein als Papierausdruck ist nicht ausreichend und kann, falls Sie auch umsatzsteuerpflichtige Einkünfte erzielen, zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Konkret heißt das

  • Elektronische Rechnungen müssen tatsächlich in dem Format abgespeichert werden, in dem sie eingegangen sind (PDF als PDF, E-Mail als E-Mail etc.), Umwandlung z. B. in eine Bilddatei ist nicht erlaubt.
  • Während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren müssen die elektronischen Rechnungen jederzeit lesbar, unver- änderbar und maschinell auswertbar sein.

Wo steht’s geschrieben?

Zum BMF-Schreiben: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“

Diese Verordnung gilt seit 1. Januar 2017 verbindlich und hat bei uns in der VUHbzw. VFP-Redaktion folgende Fragen aufgeworfen. Deshalb haben wir unseren Experten, John Pohlmann, Steuerberater aus Hildesheim, um Konkretisierung gebeten.

1. Bezieht sich diese Vorschrift sowohl auf Rechnungen, die wir an Patienten/ Klienten schicken, als auch auf Rechnungen, die wir z. B. für Therapiematerial, Bücher, Praxismobiliar etc. elektronisch erhalten?

Versetzen wir uns kurz in die Zeit zurück, als es noch keinen digitalen Datenaustausch und somit auch keine elektronischen Rechnungen gab. Die geschäftliche Post wurde in wichtig und damit aufbewahrungspflichtig (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Auftragsbestätigungen usw.) oder unwichtig (wie Werbepost) und „ready for Papierkorb“ klassifiziert.

Der Teil, der aufzubewahren war, muss/ musste revisionssicher im Original aufbewahrt werden.

Die Belege, die die Buchführung bzw. Aufzeichnung betrafen, wurden geordnet (z. B. in Monats- oder Jahresordnern) und untergliedert nach Rechnungseingang/ Rechnungsausgang/Bank/Kasse für Buchführungspflichtige und Bank/Barbelege für nur aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige aufbewahrt.

Alles hatte seinen Platz und wurde gegebenenfalls dem Steuerberater übergeben, damit der den Jahresabschluss oder die Gewinnermittlung und Steuererklärungen erstellen konnte. Im Anschluss mussten die Unterlagen für in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.

Hinweis: Die Zehnjahresfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Arbeiten an dem Zahlenwerk vorgenommen werden.

Beispiel: Der Jahresabschluss des Jahres 2016 wird erst Anfang 2018 fertig und die Steuererklärungen werden im Anschluss an das Finanzamt übermittelt. Die Frist beginnt dann erst 2019 und endet 2028, das heißt frühestens Anfang 2029 können die Unterlagen vernichtet werden.

Und heute? Nachvollziehbar für uns sollte sein, dass die klassische Ordnung, die ich zuvor beschrieben habe, weiterhin gewährleistet sein muss. Der sachverständige Dritte muss in der Lage sein, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten/aufgezeichneten Geschäftsvorfälle und damit über die Lage des Unternehmens zu verschaffen.

Was zunächst etwas hölzern klingt, wird bei näherer Betrachtung klarer. Bisher war es so, dass die papierhaften Belege ordentlich sortiert in einem Ordner abgeheftet wurden. Dieser Ordner wurde für die gesetzliche Frist aufbewahrt und konnte im Anschluss vernichtet werden. Der Betriebsprüfer (sachverständiger Dritter) konnte sich schnell einen Überblick verschaffen. Und dieses Verständnis muss jetzt in das Zeitalter des elektronischen Datenaustauschs übertragen werden.

Es müssen also Maßnahmen ergriffen werden, damit die elektronische Aufbewahrung ebenso transparent und übersichtlich wird wie bisher. Es gilt auch weiterhin – wie im Papierzeitalter – Belege sind im Original, sprich im Ursprungsformat aufzubewahren.

Das gelingt, indem eine Ordnerstruktur geschaffen und dauerhaft sicher vorgehalten wird, in der man den gesuchten Beleg schnell findet.

Stellen Sie z. B. alle Belege, die in einen Monat gehören, in einen Ordner ein, der idealerweise weiter untergliedert wird in verschiedene Unterordner (Rechnungseingang, -ausgang, Bank, Bar, Kasse usw.). So finden Sie und berechtigte Dritte den gewünschten Beleg schnell wieder.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist der Hinweis auf die notwendige Verfahrensdokumentation.

In einer Dokumentation über die Vorgehensweise der einzelnen Arbeitsschritte muss das gewählte Verfahren abgebildet werden (Verfahrensdokumentation) und ist auf Verlangen vorzulegen. Daraus sollte sich ablesen lassen, welche Arbeitsschritte durchgeführt werden müssen (z. B. der Eingang einer Rechnung per E-Mail über die Prüfung des Rechnungsinhalts, bis diese in dem dafür vorgesehenen Ordner endgültig gespeichert wird).

Wie die Verwaltung sich das vorstellt, wird im BMF-Schreiben vom 14. November 2014 „Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erläutert. Auf nähere Ausführungen verzichte ich an dieser Stelle.

Nun zurück zur Ausgangsfrage

Nachdem ich herausgearbeitet habe, dass Transparenz und Aufbewahrung auch beim elektronischen Datenaustausch beibehalten werden müssen, lässt sich daraus die Notwendigkeit der Anwendung sowohl auf elektronische Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen ableiten.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine Rechnung ist laut Definition des Umsatzsteuergesetzes (UStG) jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung (Bücher, Therapiematerial etc.) oder sonstige Leistung (Heilbehandlung etc.) abgerechnet wird.

Im Unterschied zur Papierrechnung, die im Anschluss persönlich übergeben oder verschickt wird, erfolgt die Übermittlung auf elektronischem Weg (E-Mail, Download, Datenträgeraustausch ...). Hierbei muss sichergestellt sein/werden, dass das übermittelte Dokument (Rechnung) unverändert bleibt (z. B. PDF, GIF etc.).

Sonderfall Word- und Excel-Rechnung

fotolia©SaskinWerden Rechnungen mit dem Office-Programm geschrieben und ausgedruckt, handelt es sich um eine Papierrechnung. Das gilt aber nicht, wenn die Rechnung auf dem PC abgespeichert wird (nicht gemeint ist die eine Rechnungsvorlage), denn dann handelt es sich wiederum um eine elektronische Rechnung, bei der die Datei unver- änderbar aufbewahrt werden muss.

Das führt zu Problemen, da die Dateiformate veränderbar sind. Es müssten weitere Sicherungsmaßnahmen DMS (Dokumentenmanagementsystem) ergriffen werden, bei denen erkennbar ist, ob änderbare Dokumente nachträglich verändert wurden. Hier böte es sich an, die Office-Rechnung in ein PDF-Format umzuwandeln und anschließend nur das neue Format aufzubewahren, sofern die elektronische und nicht die Papierrechnung gewünscht ist. Sonst gilt ausdrucken und löschen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung erforderlich ist.

Zusammenfassend lässt sich festhalten:

Erhalten und versenden Sie Dokumente auf elektronischem Weg, sind diese auch elektronisch aufzubewahren. Hierbei gilt: keine Veränderung! (Grundsatz der Formattreue)

Die einfache Aufbewahrung der E-Mails reicht wohl nicht aus, wie bereits ausgeführt müssen Sie sich eine Ordner-/Aufbewahrungsstrukur zulegen, die transparent und revisionssicher ist.

Sofern die E-Mail nur die Rechnung transportiert, also selbst keine notwendigen Angaben enthält (z. B. in der Anlage beigefügt die Rechnungsnummer XYZ), muss nur die Anlage und nicht die E-Mail selbst aufbewahrt werden.

Ich vermute, dass Sie zurzeit Rechnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form erhalten. Das bedeutet für Sie, dass beide Arten in den jeweils gesetzlich vorgeschriebenen Formen aufbewahrt werden müssen.

Hier könnte das Thema „Ersetzendes Scannen“ für Sie interessant sein. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Papierbelege in elektronische Belege umzuwandeln (Digitalisieren) und anschließend nur die gescannten Belege elektronisch aufzubewahren.

Aber achten Sie darauf, auch das Verfahren ausreichend zu dokumentieren. Die Papierbelege müssen dann nicht aufbewahrt werden.

Die Vereinheitlichung funktioniert aber nur in eine Richtung von analog zu digital. Nicht umgekehrt. Sie können elektronische Rechnungen durch das Ausdrucken nicht ersetzen!

Bin ich dazu verpflichtet?

Die allgemeine Verpflichtung zur Buchführung und/oder Führung von Aufzeichnungen ist in der Abgabenordnung verankert und gilt für alle Steuerpflichtigen.

Nachzulesen unter:

  • § 158 Beweiskraft der Buchführung
  • § 162 Schätzung von Besteuerungsgrundlagen

Das Gesetz nennt Buchführung und Aufzeichnung.

Für Sie als nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige finden die Vorschriften Anwendung über das Wort „Aufzeichnungen“. Streng genommen bilden die GoBD keine Rechtsgrundlage, da es sich um kein Gesetz handelt. Vielmehr ist nur die Finanzverwaltung zwingend daran gebunden. Sie können Ihnen also nicht mehr Auflagen machen als dort beschrieben.

Empfehlenswert ist es trotzdem, sich daran zu halten, um die Beweiskraft Ihrer Buchführung und Aufzeichnungen zu stärken.

Die Vorschriften über Form, Inhalt und Aufbewahrung der Rechnungen sind im UStG verankert und daran müssen Sie sich halten, da es ein Gesetz ist.

Auch Heilpraktiker haben als Unternehmer das UStG zu beachten. Darin steht unter anderem die für Sie wichtige Steuerbefreiungsvorschrift Ihrer Honorare, soweit es sich um Heilbehandlungen handelt. Für darüber hinaus erzielte Umsätze, wie der Verkauf von Büchern, wird in der Regel keine Umsatzsteuer erhoben, da die (Kleinunternehmer-)Grenze von 17 500 € in der Regel nicht überschritten wird. Ungeachtet dessen sind die Vorschriften des UStG anzuwenden, mit einigen Ausnahmen wie dem Ausweis von Umsatzsteuer in Rechnungen.

Nachzulesen unter:

  • Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 Ausstellung von Rechnungen

Fazit

Elektronische Rechnungen, egal ob Eingangs- oder Ausgangsrechnungen, müssen unverändert aufbewahrt werden. Das Ausdrucken ist nicht ausreichend. Darüber hinaus muss eine Ordner- und Datenstruktur geschaffen werden, die einen Zugriff auf die Belege in kurzer Zeit ermöglicht.

Die Rede ist in diesem Zusammenhang auch von retrograder und progressiver Prüfbarkeit der Aufzeichnungen.

Progressive Prüfbarkeit beginnt beim Beleg und geht über die Aufzeichnungen bis in die Gewinnermittlung und Steuererklärungen. Die retrograde Prüfbarkeit verläuft umgekehrt.

2. Ist diese Vorschrift nur gültig für Kollegen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind? Wir als Heilpraktiker für Psychotherapie/Freiberufler sind das in der Regel nicht. Kann es bei Psychologischen Beratern/Coaches/Trainern anders aussehen?

Die Vorschriften gelten wie bereits ausgeführt für alle Unternehmer, auch solche, die nur steuerfreie Ausgangsumsätze erzielen und daher keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen können.

Die Frage des Vorsteuerabzugs kann, sofern eine Abzugsberechtigung besteht, aber eben auch nur vorgenommen werden, wenn eine Originalrechnung (Papier oder im unveränderten elektronischen Format) vorliegt.

Wir bedanken uns bei John Pohlmann für diese wichtigen Informationen!


Buchführung: Der E-Mail-Verkehr mit geschäftlichen Texten muss archiviert werden.

Als Geschäftsbriefe gelten alle Schreiben, die der „Anbahnung“ (z. B. der Beantwortung eines Angebots), Durchführung (z. B. eine Lieferung) oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen.

Eine E-Mail, die nur Dateianhänge enthält, gilt als „Briefumschlag“ und kann vernichtet werden. Enthält diese aber einen „Geschäftstext“, gilt sie als digitaler Beleg und ist ebenfalls elektronisch aufzubewahren.

Patientendaten jedoch sind grundsätzlich nicht aufgrund der GoDB archivierungspflichtig, sondern ausschließlich in Bezug auf Ihre eigene Patientendokumentation. Archivierungspflichtig wären dann z. B. Terminabsprachen oder Honorarabsprachen per E-Mail. Wichtig: Gesundheitsdaten als unverschlüsselte E-Mail zu versenden, ist datenschutzrechtlich unzulässig.

Weitere hilfreiche Informationen finden Sie auf der Seite von Dr. René Sasse: „E-Mail-Archivierungspflicht für Heilpraktiker – wie archiviere ich E-Mails rechtssicher?

Sonja KohnSonja Kohn
Heilpraktikerin, freie Redakteurin, Mitglied der AG Haut, Dozentin an den Paracelsus Schulen
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Fotos: fotolia©momius, fotolia©Saskin