Jahresabschluss und Steuererklärung/-en vorbereiten

fotolia©bluedesignEndlich haben wir eine neue Regierung. Da es aber diesmal sehr lange gedauert hat, bis sie sich konstituierte, gibt es keine wesentlichen Änderungen im Steuer- und Sozialrecht. Änderungen sind vor der Sommerpause 2018 zu erwarten, ggf. lesen Sie dann einen neuen Artikel von uns dazu.

Steuererklärungen sind Bringschulden!

Das heißt, Sie sind als Selbstständige verpflichtet, die Steuererklärung/-en fristgerecht bei Ihrem Finanzamt einzureichen. Tun Sie das zu spät, berechnet Ihnen das Finanzamt Säumniszuschläge. Unterlassen Sie die Abgabe der Steuererklärungen über die Maßen lange, kann das Finanzamt Ihre Steuerschuld schätzen. Das bedeutet in der Regel, dass eine höhere Steuerzahlung auf Sie zukommt, als nötig wäre.

Abgabefristen nur noch für dieses Jahr:

– Umsatzsteuererklärung 2017, bis 31. Mai 2018
– Einkommensteuererklärung 2017, bis 31. Mai 2018
– Mit formlosem Verlängerungsantrag, bis 30. September 2018
– Mit begründetem Verlängerungsantrag, bis 28. Februar 2019
– In Ausnahmefällen, bis 31. Juli 2019
Falls Sie Ihre Tätigkeit als Gewerbe angemeldet haben:
– Gewebesteuererklärung 2017, bis 31. Mai 2018, sonst wie oben Steuerberatungsbüros haben immer eine Fristverlängerung bis 31. Dezember 2018

Achtung: Diese Fristen gelten in 2018 zum letzten Mal.

Buchhaltung/Aufzeichnen der Einnahmen und Ausgaben in geordneter Form

Für die meisten Selbstständigen, die als EinzelunternehmerInnen firmieren, sei es als Freiberufler oder Gewerbetreibende, ist es keine große Sache, eine kleine Buchhaltung zu erstellen, weil sie nur zur Belegbuchführung mit Addition verpflichtet sind.

Das bedeutet, dass Sie Ihre Einnahmen (Umsatz) und Ihre Betriebsausgaben (Kosten) nach Datum sortiert und mit Belegen ablegen und aufrechnen müssen. Daraus erstellen Sie eine Einnahmenüberschussrechnung und stellen Ihren Gewinn, ggf. Ihren Verlust fest. (§ 4 Abs. 3, EStG).

Leider gibt es aber auch seit einigen Jahren das Steuerformular EÜR (Einnahmenüberschussrechnung). Es ist ein amtlich vorgeschriebener Vordruck, den Sie zur Abgabe Ihrer Steuererklärung für Ihre Selbstständigkeit benutzen müssen.

Wer muss eine Einnahmenüberschussrechnung einreichen?

Selbstständige Freiberufler und Gewerbetreibende, deren Betriebseinnahmen über 17 500 € liegen und die keine Bilanz erstellen, haben zusätzlich zu ihrer Einkommensteuererklärung die Einnahmenüberschussrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck oder Datensatz abzugeben. Für mehrere Betriebe muss jeweils separat für jeden Betrieb eine solche Einnahmenüberschussrechnung erstellt werden. (Text aus ELSTER-Formular)

Wenn Sie ein Steuerberatungsbüro mit der Buchhaltung und den Steuererklärungen beauftragen, achten Sie bitte darauf, dass keine Unterlagen fehlen. Die Büros verarbeiten das, was Sie ihnen geben. Sehen Sie sich mal Ihren letzten Jahresabschluss genauer an, dort finden Sie wahrscheinlich den Hinweis: Dieser Abschluss wurde nach vorgelegten Unterlagen und gegebenen Auskünften erstellt.

Diese Unterlagen sollten für den Jahresabschluss/die Aufzeichnungen vorliegen:

Heften Sie die Belege nach Datum sortiert ab. Beginnen Sie mit dem 1. Januar und heften immer oben auf ab bis zum 31. Dezember. Trennen Sie Barbelege von Belegen, die über die Bank gelaufen sind, die Kontoauszüge des Girokontos gehören dazwischen (Ablage nach Geldfluss). Vermerken Sie auf den Belegen, ob sie bar geflossen sind oder über Ihr Girokonto.

Hier unsere Liste zum Abhaken

❑ alle digital erhaltenen Rechnungen, Quittungen
❑ alle Doppel von Rechnungen und Quittungen, die Sie an KlientInnen (per Mail) übersandt haben
❑ Reisekostenabrechnungen zu Fortbildungen, kollegialem Austausch, Tagungen, Messen, Supervision u. Ä. mit den dazugehörigen Belegen
❑ lückenloses Fahrtenbuch, falls Sie die Pkw-Kosten im Betrieb verbucht haben (das geht nur bei mehr als 50 % betrieblicher Nutzung ggf. Auflistung der pauschalen Fahrtkosten mit dem Pkw (0,30 € pro km)
❑ alle Rechnungen und Quittungen, die Sie in Papier erhalten haben
❑ Kopien aller Rechnungen und Quittungen, die Sie ausgestellt haben
❑ das handschriftliche lückenlose Kassenbuch, wenn Sie mehr als 50 % Ihrer Einnahmen (Umsätze) in bar einnehmen
❑ die Bankauszüge des Girokontos, das Sie geschäftlich genutzt haben (möglichst ein eigenes Girokonto für die Selbstständigkeit)

Die erstellte Einnahmenüberschussrechnung ist die Grundlage für die EÜR sowie für die Anlage S bzw. G Ihrer Einkommensteuererklärung und ggf. für die Umsatzsteuererklärung und für die Gewerbesteuererklärung. Formularvorlagen finden Sie hier: www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Service/Hinweis.html 

Einkommensteuer

Die Einkommensteuer ist eine Personensteuer. Für Angestellte führt sie der Arbeitgeber ab. Selbstständige müssen ihren Gewinn erklären und zahlen dann die Einkommensteuer selbst. Sowohl bei Angestellten als auch bei Selbstständigen werden durch die Einkommensteuererklärung auch die privaten Steuerumstände berücksichtigt und das Finanzamt sendet Ihnen einen Einkommensteuerbescheid zu. Dieser teilt Ihnen dann mit, ob es zu einer Rückzahlung oder Nachzahlung der Einkommensteuer kommt.

Außerdem erhalten Sie einen Einkommensteuervorauszahlungsbescheid, der festlegt, wie viel Einkommensteuer Sie pro Quartal vorauszahlen müssen.

Ehepaare und verpartnerte Personen werden in der Regel zusammen veranlagt (Familieneinkommen).

Zu versteuern sind in der Regel:

Einkommen aus Angestelltentätigkeit, aus selbstständiger Tätigkeit, aus Arbeitslosengeld, aus Krankengeld, ggf. aus Unterhalt, aus Kapitalvermögen, aus Spekulationsgeschäften, aus Renten und Pensionen, aus Vermietung und Verpachtung.

Wenn Sie die Einkommensteuererklärung mit ELSTER selbst erstellen, brauchen Sie keine Belege beizulegen, wenn das Finanzamt etwas prüfen möchte, fordert es Sie auf, die Belege einzureichen. https://www.elster.de/elfo_down.php

Diese Belege müssen Sie zusammenstellen
(unvollständige Aufzählung, im Einzelfall können noch weitere Belege notwendig sein).

Einkünfte

❑ Jahreslohnbescheinigung (Angestellte)
❑ Bescheinigungen über: Arbeitslosengeld/ Arbeitslosenhilfe/Kurzarbeitergeld/Krankengeld/Mutterschaftsgeld/Elterngeld
❑ Rentenbescheinigung, Pensionsnachweis
❑ Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen
❑ Mieteinnahmen
❑ Zinserträge
❑ Einnahmenüberschussrechnung (Selbstständige)

Sonderausgaben

❑ Riester-Renten- und/oder Rürup-Renten-Bescheinigung
❑ Versicherungsbeiträge: Kranken-, Lebens-, Haftpflicht-, private Pflegezusatz- und Unfallversicherung
❑ Beitragserstattungen von Zusatzversicherungen
❑ Spendenbescheinigungen

Werbungskosten

❑ Mitgliedsbeiträge: Vereine, Gewerkschaft, Partei
❑ Rechtsschutzversicherungen
❑ Bewerbungskosten: Büromaterial, Kopien, Porto, Fahrtkosten
❑ Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort/Betriebsstätte (Angestellte)
❑ Unfallkosten im Zusammenhang mit Arbeit, auch Kfz
❑ Arbeitsmittel: Fachbücher, PC, Werkzeug, Berufskleidung (Angestellte)
❑ Kosten des Arbeitszimmers zu Hause
❑ Steuerberatungskosten (nur für die Selbstständigkeit)
❑ ggf. Kosten der doppelten Haushaltsführung
❑ Fortbildungskosten: berufl. Fortbildung, EDV-Kurs, Führerschein u. Ä. (Angestellte). Selbstständige verbuchen die Kosten in der Buchhaltung als Betriebskosten und mindern so ihren Gewinn.

Kosten durch Kinder

❑ bis 14 Jahre: Kindergarten, Au-pair, Hort, Babysitter, Tagesmutter, Schulgeld
❑ über 18 Jahre bis 27 Jahre: Ausbildungsvertrag, Immatrikulationsbescheinigung, BAföG-Bescheid
❑ ggf. Krankenversicherungsbescheinigung

Außergewöhnliche Belastung

❑ Zuzahlung zu Medikamenten, Zahnarzt, Brille, Kur, Krankenhaus
❑ HeilpraktikerInnenkosten
❑ Psychotherapiekosten
❑ Beerdigungskosten
❑ Nachweis über Behinderung
❑ Unterhaltszahlungen: Kinder, EhepartnerIn, PartnerIn, Eltern, Großeltern (soweit sie von Behörden festgelegt sind, freiwillige Zahlungen sind Geschenke und werden nicht bei der Einkommensteuer berücksichtigt)

Haushaltsnahe Dienstleistungen
❑ Handwerkerrechnungen, Nebenkostenabrechnung, Kaminfeger
❑ Winterdienst (Gemeinde/Stadt)
❑ Jahresabrechnung für die Eigentumswohnung
❑ Haushaltskosten (Rechnung oder Angestellte) Putzen, Kochen, Bügeln
❑ Kosten für Pflegebedürftigkeit

Sonstiges
❑ Ihre Steuernummer/-n und die Steuer-ID
❑ die letzte Steuererklärung und der letzte Steuerbescheid zur Orientierung

Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Arbeitshilfe an die Hand geben, ganz gleich, ob Sie Ihre Aufzeichnungen und Steuererklärungen selbst machen oder ob Sie ein Steuerberatungsbüro beauftragen. Zusammenstellen müssen Sie die Unterlagen so oder so.

Geld ist etwas, das nur kurz
in deiner Tasche haltmacht,
auf dem Weg zum Finanzamt.
Quelle unbekannt

Brigitte SiegelBrigitte Siegel
Geld & Rosen GbR, Unternehmensberatung für Frauen und soziale Einrichtungen
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